Snel naar:

1. Inleiding

1.1 Dit Externe Privacy- en Cookie Beleid (“Beleid”) wordt gebruikt door VisumBuitenland.be en https://visumbuitenland.be (hierna gezamenlijk: “VisumBuitenland.be”). VisumBuitenland.be is statutair gevestigd te Brussels, kantoorhoudende te (1082) aan de Rue de Grand-Bigard 14, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 72110449. De Functionaris Gegevensbescherming van VisumBuitenland.be is bereikbaar via .
1.2 Het Beleid is enerzijds bedoeld om uit te leggen waarom en hoe er gegevens die natuurlijke personen identificeren of zouden kunnen identificeren (“Persoonsgegevens”) worden verwerkt door VisumBuitenland.be. Tenzij anders aangegeven, is VisumBuitenland.be de ‘verwerkingsverantwoordelijke’, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) voor de verwerking van de Persoonsgegevens zoals omschreven in dit Beleid. Anderzijds is het Beleid opgesteld om u te informeren over het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op de website https://visumbuitenland.be (hierna: “Website”) zoals onderhouden door VisumBuitenland.be.
1.3 Persoonsgegevens worden verwerkt via de Website bij het aanvragen van reisdocumenten zoals een e-visum, visum, eTA en/of ESTA - waardoor een (digitaal) document zal worden verstrekt aan één of meerdere natuurlijk personen (“Klant”) - waarbij toestemming wordt verkregen voor de Klant om een land te betreden (“Reistoestemming”). Als u jonger bent dan 16 jaar zal VisumBuitenland.be toestemming vragen aan de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het kind draagt voordat de Persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Deel I - Persoonsgegevens

2.1 VisumBuitenland.be verwerkt mogelijk Persoonsgegevens van u in de volgende situaties:
  2.1.1 U bent Klant van VisumBuitenland.be;
  2.1.2 U bent prospect van VisumBuitenland.be;
  2.1.3 U bent distributeur van VisumBuitenland.be;
  2.1.4 U bent een leverancier van producten of diensten aan VisumBuitenland.be.
2.2 De Persoonsgegevens die VisumBuitenland.be van u verwerkt bij het invullen van het aanvraagformulier voor een Reistoestemming zijn:
  2.2.1 Uw voor- en achternaam;
  2.2.2 Uw adresgegevens;
  2.2.3 Uw geslacht;
  2.2.4 Uw geboortedatum;
  2.2.5 Uw geboorteplaats;
  2.2.6 Uw e-mailadres;
  2.2.7 Uw (mobiele)telefoonnummer;
2.3 De verdere Persoonsgegevens die VisumBuitenland.be van u verwerkt bij het invullen van het aanvraagformulier voor een Reistoestemming zijn:
  2.3.1 Uw IP adres;
  2.3.2 Uw order ID;
  2.3.3 Uw huwelijkse staat;
  2.3.4 De NAW, nationaliteit, geboorteplaats, geboorteland van uw partner;
  2.3.5 De NAW, nationaliteit, geboorteplaats, geboorteland van uw moeder;
  2.3.6 De NAW, nationaliteit, geboorteplaats, geboorteland van uw vader;
  2.3.7 Uw reisplannen;
  2.3.8 De NAW gegevens van uw noodcontact;
  2.3.9 Gerelateerd aan uw werk of opleiding;
  2.3.10 Overige contactgegevens;
2.4 De bijzondere of gevoelige Persoonsgegevens die VisumBuitenland.be van u verwerkt bij het invullen van het aanvraagformulier voor een Reistoestemming zijn:
  2.4.1 Uw paspoort(nummer);
  2.4.2 Uw ID-kaart(nummer);
  2.4.3 Uw bankrekeningnummer;
  2.4.4 Uw Burgerservicenummer (“BSN”);
  2.4.5 Uw pasfoto;
  2.4.6 Uw nationaliteit;
  2.4.7 Uw ras;
  2.4.8 Uw etnische afkomst;
  2.4.9 Uw politieke opvattingen;
  2.4.10 Uw religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
  2.4.11 Uw lidmaatschap van een vakbond;
  2.4.12 Uw genetische gegevens;
  2.4.13 Uw biometrische gegevens;
  2.4.14 Uw gegevens over gezondheid;
  2.4.15 Verdere persoonsgegevens bijvoorbeeld zoals met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijk persoon afhankelijk van de aard van de relatie die VisumBuitenland.be met u heeft.
2.5 Naast deze Persoonsgegevens is het mogelijk dat u in uw contact met ons nog verdere Persoonsgegevens aan ons verstrekt. Het gaat om de volgende categorieën van Persoonsgegevens:
  2.5.1 De Persoonsgegevens die u aan VisumBuitenland.be verstrekt in de loop van de diensten die wij voor u verrichten, zoals maar niet beperkt tot de informatie welke verstrekt wordt aan het VisumBuitenland.be supportcenter en de (bijzondere) Persoonsgegevens die nodig zijn om een Reistoestemming van een Klant aan te vragen bij de verschillende immigratiediensten;
  2.5.2 De Persoonsgegevens die VisumBuitenland.be verkrijgt door uw gebruik van onze Website, contact met ons zoekt of anderszins met ons communiceert, al dan niet namens een onderneming of namens iemand anders.

3. Bronnen

3.1 In beginsel verzamelt VisumBuitenland.be Persoonsgegevens van u. Dit is niet zo in de navolgende gevallen:
  3.1.1 Indien VisumBuitenland.be uw Persoonsgegevens ontvangt van een andere Klant, distribiteur of leverancier en aan VisumBuitenland.be doorgeeft zodat VisumBuitenland.be de overeenkomst met de betreffende klant, distributeur of leverancier na kan komen;
  3.1.2 Indien VisumBuitenland.be Persoonsgegevens ontvangt vanuit een andere organisatie.

4. Grondslagen

4.1 VisumBuitenland.be verzamelt Persoonsgegevens op basis van de navolgende grondslagen:
  4.1.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u, uw werkgever of uw opdrachtgever partij is, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
  4.1.2 Op basis van het gerechtvaardigd belang van VisumBuitenland.be als commerciële onderneming om haar diensten aan te kunnen bieden, behalve wanneer uw belangen of uw grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die belangen;
  4.1.3 Indien dit nodig blijkt zal VisumBuitenland.be uw ondubbelzinnige toestemming vragen voor de verwerking van Persoonsgegevens. Voor het verwerken van uw bijzondere Persoonsgegevens wordt om uw ondubbelzinnige toestemming gevraagd.

5. Doeleinden

5.1 VisumBuitenland.be verwerkt Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
  5.1.1 Om VisumBuitenland.be in staat te stellen om de overeenkomst met u, uw werkgever of uw opdrachtgever uit te voeren, zoals maar niet beperkt tot de overeenkomst tot het leveren van een geldige Reistoestemming voor een land.
  5.1.2 Om VisumBuitenland.be in staat te stellen om u te identificeren via de Website om de Reistoestemming te kunnen leveren;
  5.1.3 Om VisumBuitenland.be in staat te stellen om het als commerciële onderneming mogelijk te maken om in derden landen bij de immigratiediensten met Persoonsgegevens een Reistoestemming aan te vragen;
  5.1.4 Om VisumBuitenland.be in staat te stellen om direct marketing activiteiten uit te voeren, zoals maar niet beperkt tot het informeren van u over onze diensten, evenementen en mogelijkheden en om de effectiviteit hiervan na te gaan;
5.2 Het verstrekken van de gevraagde Persoonsgegevens onder 4.1.1 en 4.1.3 is een noodzakelijke voorwaarde om met VisumBuitenland.be een overeenkomst te sluiten. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt zal VisumBuitenland.be mogelijk niet kunnen voldoen aan de verplichtingen die op VisumBuitenland.be rusten op grond van de gesloten of te sluiten overeenkomst. Het verstrekken van de gevraagde Persoonsgegevens onder 4.1.2 is niet verplicht en is geen noodzakelijke voorwaarde om met VisumBuitenland.be een overeenkomst te sluiten. Wanneer de gegevens niet worden verstrekt kan VisumBuitenland.be mogelijkerwijs haar diensten of verplichtingen niet uitoefenen zoals beoogd.

6. Dataretentie

6.1 VisumBuitenland.be bewaart de verzamelde Persoonsgegevens nooit langer dan het doel waarvoor deze Persoonsgegevens oorspronkelijk zijn verzameld. Persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan de hieronder weergegeven termijnen, tenzij er een wettelijke verplichting voor VisumBuitenland.be bestaat om deze Persoonsgegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld om fiscale redenen) en tenzij u toestemming heeft gegeven om uw Persoonsgegevens langer te bewaren.
6.2 De bewaartermijnen zijn voor de volgende categorieën Persoonsgegevens de volgende:
- Persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) klanten en leveranciers: 2 jaar na het einde van de laatste overeenkomst met VisumBuitenland.be;
- Persoonsgegevens van (personen werkzaam bij) prospects: 2 jaar na het laatste contact met VisumBuitenland.be;
- Persoonsgegevens van sollicitanten: 4 weken na het einde van een sollicitatieprocedure;
- Persoonsgegevens verstrekt via het contactformulier op onze Website of anderszins vrijwillig aan VisumBuitenland.be verstrekt: 1 jaar na het laatste contact met u.

7. Ontvangers en doorgifte

7.1 VisumBuitenland.be geeft Persoonsgegevens door aan derde partijen, zogenaamde ‘ontvangers’, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden die in dit Beleid zijn genoemd. De (categorieën van) mogelijke ontvangers van de Persoonsgegevens zijn:
  7.1.1 De verschillende immigratiediensten buiten of mogelijk binnen de EER;
  7.1.2 Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken;
  7.1.3 Onze zakelijke relaties, klanten en (cloud)leveranciers, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst met VisumBuitenland.be of in het kader van onze normale bedrijfsvoering met u, uw opdrachtgever of uw werkgever;
  7.1.4 Onze auditors, juridische adviseurs en andere adviseurs;
  7.1.5 Ten aanzien van onze Website: aanbieders van tools om het gebruik van onze Website te analyseren, e.e.a. onder de voorwaarden zoals opgenomen in onze cookie policy (zie hieronder deel II Cookiepolicy);
  7.1.6 Mogelijke overige ontvangers waar u expliciet of impliciet mee akkoord gaat in de uitvoering van de diensten van VisumBuitenland.be voor u of de onderneming waar u voor werkt.

8. Mogelijke ontvangers en doorgiften

8.1 Naast de ontvangers zoals genoemd in artikel 7, is het mogelijk dat VisumBuitenland.be Persoonsgegevens openbaart of ontsluit in de navolgende gevallen:
  8.1.1 Indien VisumBuitenland.be wordt betrokken in een aan- of verkoop van onderneming, in welk geval er mogelijk Persoonsgegevens worden verstrekt aan de potentiele koper en de Persoonsgegevens worden verstrekt onder dit Beleid;
  8.1.2 Indien VisumBuitenland.be op basis van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, of om het Beleid, de algemene voorwaarden of de overeenkomst met u (of uw werkgever of opdrachtgever) uit te voeren, om de rechten, eigendommen en vrijheden van VisumBuitenland.be of haar klanten of anderen te waarborgen, zal VisumBuitenland.be hier eveneens toe overgaan.

9. Internationale doorgifte

9.1 VisumBuitenland.be geeft Persoonsgegevens door aan derden landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.
9.2 Bij een doorgifte van Persoonsgegevens zal VisumBuitenland.be er ten allen tijden voor zorgen dat er passende waarborgen zijn voor de bescherming van Persoonsgegevens.
9.3 Mocht VisumBuitenland.be op enige andere wijze Persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte aan een derden land of een internationale organisaties, dan zal VisumBuitenland.be vaststellen of sprake is van een adequaatheidsbesluit in de zin van de AVG, en indien een dergelijk besluit er niet is, zal alleen sprake zijn van een doorgifte van Persoonsgegevens indien er passende en geschikte waarborgen zijn genomen, zoals het overeenkomen van een standaard EU Model Contract met de internationale organisatie.

10. Beveiliging

10.1 VisumBuitenland.be hecht grote waarde aan de beveiliging van Persoonsgegevens en heeft hier passende maatregelen en waarborgen voor getroffen welke voldoen aan artikel 32 AVG. Deze maatregelen voldoen aan de eisen die de AVG hier aan stelt en zijn onder meer de volgende:
  10.1.1 De pseudonimisering en versleuteling van Persoonsgegevens.
  10.1.2 Het gebruik van Secure Socket Layer (SSL).
  10.1.3 Het gebruik van two-factor authenticatie, antivirussoftware, antispamsoftware en firewalls.
  10.1.4 Diverse overige beveiligingsmaatregelen die we vanwege veiligheidsoverwegingen niet delen met derden.

11. Rechten

11.1 De AVG geeft Betrokkenen, afhankelijk van de situatie en onder voorwaarden, de volgende rechten:
  11.1.1 Het recht om inzage te vragen in de Persoonsgegevens;
  11.1.2 Het recht om te verzoeken om de rectificatie van Persoonsgegevens;
  11.1.3 Het recht om verwijdering van de Persoonsgegevens te vragen;
  11.1.4 Het recht om te vragen of de verwerking beperkt kan worden;
  11.1.5 Het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken;
  11.1.6 Het recht op dataportabiliteit;
  11.1.7 Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming: het recht om de toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking;
  11.1.8 Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens.
11.2 In de uitvoering van deze rechten is het mogelijk dat VisumBuitenland.be verzoekt om specifieke aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie wordt slechts verwerkt met het doel om de genoemde rechten uit te oefenen.

12. Vragen

12.1 Voor vragen over de verwerking van Persoonsgegevens door VisumBuitenland.be en voor verzoeken ten aanzien van uw Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 11) kunt u contact opnemen met VisumBuitenland.be via de gegevens zoals vermeld in artikel 1.1 van dit Beleid.

13. Deel II – Cookie en Local storage Policy

13.1 Cookies zijn kleine pakketjes data die naar uw browser worden gezonden en worden opgeslagen op het apparaat waarmee u verschillende locaties op het internet bezoekt. VisumBuitenland.be maakt gebruik van dergelijke cookies om ervoor te zorgen dat de Website gebruikt kan worden zoals dit door VisumBuitenland.be bedoeld is. De cookies die worden gebruikt zorgen er bijvoorbeeld voor dat contactgegevens niet opeens verdwijnen. Andere cookies maken het mogelijk om volledig anoniem het gebruik van de Website te analyseren, feedback te geven, berichten te kunnen delen op social media en relevantere advertenties te kunnen tonen op Websites van derden partijen.
Soms worden gegevens niet opgeslagen in een cookie, maar in de ‘local storage’ van uw browser. Dat werkt ongeveer hetzelfde, maar er kunnen meer gegevens worden opgeslagen en het is veiliger. Daarnaast bepalen niet websites, maar uzelf hoe lang u de gegevens wilt bewaren. Dat hangt af van de instellingen van uw browser en/of hoe vaak u uw browsergeschiedenis wist.

14. Doelen

14.1 Cookies worden door VisumBuitenland.be op de Website gebruikt, met als doel:
  14.1.1 Het verzekeren van een optimaal werkende Website;
  14.1.2 Het ontwikkelen en verbeteren van de Website;
  14.1.3 Het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, bestellingen etc.;
  14.1.4 Het mogelijk maken om contact op te nemen met VisumBuitenland.be via de Website;
  14.1.5 Het gebruik van de Website analyseren;
  14.1.6 Het creëren van statistieken over het gebruik van de Website;

15. Welke cookies, local storage variabelen en sessie storage variabelen worden er gebruikt

15.1 VisumBuitenland.be maakt gebruikt van drie manieren om gegevens op te slaan in je browser: cookies, local storage variabelen en sessie storage variabelen.
15.2 Cookies en local storage variabelen die ervoor zorgen dat de Website naar behoren functioneertOnderstaande cookies en local storage variabelen worden gebruikt om er voor te zorgen dat de Website goed functioneert. Zo worden er bijvoorbeeld cookies geplaatst die er voor zorgen dat uw contactgegevens onthouden worden terwijl u verder gaat op de Website.
VisumBuitenland.be gebruikt de onderstaande cookies voor:
• Het optimaliseren van het gebruik van de Website;

TypeGeplaatst doorNaam cookieDoelHoe lang
CookieVisumBuitenland.betimezoneHet bijhouden van de tijdzone waarin de bezoeker zich bevindt.1 jaar
CookieVisumBuitenland.be*-trsHet bijhouden van het aantal reizigers binnen een visumaanvraag, reistoestemming of ambassade registratie.15 dagen
CookieVisumBuitenland.berefafHet bijhouden via welke website een bezoeker binnenkomt om zo mogelijk partner te belonen.Variërend van 1 dag tot 30 dagen.
CookieVisumBuitenland.bePHPSESSIDDeze sessie cookie wordt standaard door PHP gebruikt bij de communicatie tussen de webserver en de browser. Elke bezoeker krijgt van PHP een unieke en automatische ID. We plaatsen en gebruiken deze cookie enkel bij bezoekers die een visumaanvraag, reistoestemming of ambassade registratie zijn gestart.Deze cookie wordt verwijderd bij het afsluiten van de browser.
Local storageVisumBuitenland.be[id=aanvraag_*]Het tijdelijk opslaan van gegevens binnen een visumaanvraag, reistoestemming of ambassade registratie.15 dagen
Local storageVisumBuitenland.beinsert-dateHet bijhouden wanneer het invullen van een visumaanvraag, reistoestemming of ambassade registratie is gestart.15 dagen
Local storageVisumBuitenland.becountry-codeHet bijhouden van het land waar de bezoeker zich bevindt.15 dagen

15.3 Cookies waarmee we het gebruik van de Website kunnen meten
Het is voor VisumBuitenland.be goed om te weten welke onderdelen van de Website het best worden bekeken. Dit doet VisumBuitenland.be door gebruik te maken van de software van een derde partij. Hiermee kijken we bijvoorbeeld naar het aantal bezoekers. Van deze informatie worden vervolgens statistieken gemaakt die VisumBuitenland.be informeren over hoe de Website wordt gebruikt. Het is niet mogelijk om de statistieken te herleiden naar een natuurlijke personen. VisumBuitenland.be gebruikt deze cookies voor:
• Het inzichtelijk maken van het gebruik van de Website;
• De Website te optimaliseren.

Geplaatst doorNaam cookieDoelHoe lang
Google AnalyticsGoogle AnalyticsDe statistieken van de Website inzichtelijk maken. Als het ID is aangemaakt wordt deze in de cookie opgeslagen en verzonden met iedere hit en verzonden aan Google Analytics. Dit ID wordt op de servers van Google Analytics gebruikt om statistieken te berekenen, zoals het aantal unieke bezoekers, sessies en campagnedata. Deze informatie wordt niet gedeeld met derden en het ip-adres is geanonimiseerd. Zie nadere toelichting over Google Analytics op https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/38 maanden
HotjarHotjarHiermee worden bezoekers anoniem gevolgd op de website met als doel de werking van de website en gebruikerservaring van bezoekers te verbeteren. Persoonsgegevens zijn niet zichtbaar en worden niet opgeslagen.1 jaar

15.4 Overige cookies
Het zou kunnen dat VisumBuitenland.be niet altijd inzicht heeft in de cookies die via de Website door derde partijen worden geplaatst. Een voorbeeld is het gebruik van embedded elementen op de Website. Dit zijn teksten, afbeeldingen of filmpjes die niet bij VisumBuitenland.be of in de Website opgeslagen zijn maar wel getoond worden via de Website. Mocht u op de Website cookies tegengekomen die in deze categorie vallen en die we hierboven niet hebben genoemd, laat het ons dan weten. Of neem rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsen, welke redenen ze hiervoor hebben, wat de termijn van de cookie is en op welke manier uw privacy gewaarborgd is.

16. Browserinstellingen

16.1 Als u niet akkoord gaat met het plaatsen van cookies op uw apparatuur en/of computer, dan kunt u de browserinstellingen zo aanpassen dat u een waarschuwing krijgt voordat er cookies worden geplaatst. U kunt deze instellingen zo aanpassen dat de browser alle cookies weigert, of alleen de cookies van derde partijen. Het is ook mogelijk om al geplaatste cookies te verwijderen. Let op: u dient de instellingen apart voor elke browser en ieder apparaat dat u gebruikt aan te passen.
16.2 Het is belangrijk dat u zich realiseert dat als u geen cookies toestaat, wij niet meer kunnen garanderen dat de Website optimaal werkt. Het kan zijn dat enkele functies verloren gaan of dat er een gedeelte niet meer zichtbaar is. Het weigeren van cookies betekent niet dat u geen advertenties meer ziet, u ziet dan alleen geen gepersonaliseerde advertenties meer.
16.3 Meer informatie over de instellingen van uw browser kunt u krijgen via de helpfunctie van uw browser.
16.4 Hierna zijn hyperlinks opgenomen naar pagina’s over cookies voor de meest gebruikte browsers.
Mozilla Firefox
Google Chrome
Internet Explorer
Safari
16.5 Wilt u cookies van specifieke partijen uitzetten, dan kan dat via Your Online Choices.

17. Wijzigingen

17.1 Dit Beleid zal eens in de zoveel tijd aangepast moeten worden, omdat de Website of de regels omtrent cookies wijzigen. VisumBuitenland.be behoudt zich het recht voor om dit Beleid dan zonder waarschuwing vooraf te wijzigen. Op deze pagina zal altijd de meest recente versie van de cookie verklaring staan.

18.Vragen

18.1 Voor vragen over het gebruik van cookies door VisumBuitenland.be kunt u contact opnemen met VisumBuitenland.be via de gegevens zoals vermeld in artikel 1.1 van dit Beleid.